Программа для крюинговых компаний Fleet Personnel Manager представляет из себя многофункциональное клиентское приложение, с помощью которого пользователи осуществляет работу с удаленными базами данных. Для каждого клиента создается отдельная база данных компании на выделенном сервере. Доступ к базе данных является многопользовательским, для каждого пользователя создается индивидуальная учетная запись и назначаются соответствующие права доступа.

Уровни доступа

В программе предусмотрено три стандартных уровня доступа и один комбинированный:

Reception - для сотрудников рецепции и ассистентов. Он позволяет заносить анкетные данные моряков в базу данных, а также осуществлять поиск кандидатов по всей базе;

Crew operator - уровень доступа для крю-операторов. Включает в себя стандартный пакет функций для учета моряков на борту / на берегу, управление базами данных моряков, судов, компаний, документов, генератор анкет моряков, отчетов, а также модуль учета расходов;

Manager - для руководства компании и бухгалтерии. В дополнение к описанным выше, его функции позволяют осуществлять мониторинг работы операторов, видеть полную статистику отправок, людей на борту, а также ежегодную статистику компании за весь период. Отдельный модуль предусмотрен для формирования счетов (инвойсов) клиентам.

Manager Plus - комбинированный уровень доступа, который объединяет в себе функции Crew Operator и Manager. Удобен для небольших компаний, в которых директор выполняет также функции крю-оператора.

Карточка моряка

Добавление новых кандидатов в базу данных мы постарались сделать как можно удобнее. Для каждого моряка формируется персональная карта - Personal Card, в которую заносятся все основные контактные данные, плавцез (Sea service), лицензии, сертификаты и т.п.

Personal card

При необходимости также можно внести дополнительные данные, к примеру, ближайший аэропорт, размеры комбинезона и обуви, профильное образование, результаты тестов, контакты ближайших родственников, загрузить фотографию, загрузить скан-копии документов и оригинальную анкету. Заметим, что для комментариев предусмотрена отдельная база данных, сохраняющая записи в хронологическом порядке с пометкой кто именно оставил комментарий. Предусмотрена также возможность для моряков самим вводить свои данные непосредственно в Вашу базу данных через онлайн-анкету, что значительно экономит Ваше время!

Personal card - Sea Service

Во вкладке Sea Service система автоматически регистрирует все контракты моряка в Вашей компании. Запись добавляется при посадке моряка на судно и корректируется при его списании. Программа дополняет уже существующий послужной список, который был внесен при первичной регистрации моряка. Также автоматически подсчитывается весь период на борту для каждого контракта в формате 0m 0d. Все необходимые данные по судну берутся из общей базы судов компании Ships Database. Разумеется, данные в базу судов должны быть предварительно внесены. Как правило, они включают базовые характеристики, такие как дедвейт, тип, флаг, год постройки и т.п. Для оффшорного флота предусмотрены такие поля как DP Class и DP Type.

Хотим также отметить, что среди функций, встроенных в Personal Card имеется генератор анкет, который формирует и позволяет экспортировать анкету моряка в любой из необходимых форматов, будь то PDF, Word или Excel. Структура формы анкеты, по запросу, может быть адаптирована нашими специалистами согласно требований / стандартов Вашей компании.

База данных - поиск кандидатов

Основной задачей любой крюинговой компании является оперативный поиск квалифицированных кадров, поэтому именно поиску мы уделили особое внимание, создав расширенную систему фильтров. Вы можете отсортировать кандидатов по должности, типу судна, типу двигателя, типу DP-системы, наличию визы, наличию документов флага, DP-сертификата и т.п. К примеру, Вы ищете капитана с DP-unlimited лицензией, голландскими документами и опытом работы на diving support vessel - всего несколько кликов и система составит для Вас список подходящих кандидатов.

Онлайн анкета

Онлайн анкета представляет собой отдельный модуль (скрипт), который находится непосредственно на web-сервере. Доступ к онлайн анкете осуществляется через любой веб-браузер. Благодаря онлайн анкете моряки могут самостоятельно регистрироваться и вносить свои персональные данные, sea service, подгружать документы и т.п. В режиме реального времени все введенные данные автоматичесски поступают в базу данных и становятся доступны в программе для операторов компании.

Учет людей на борту

Таблица отображения разбита по месяцам, что позволяет видеть конкретные даты посадки, а также ожидаемые даты списания, что значительно облегчает процесс планирования смен экипажей для операторов. Процесс посадки на судно (добавление на судно в программе) довольно прост, достаточно выбрать моряка из базы, указать продолжительность контракта и дату посадки. Списание с судна также осуществляется в несколько кликов. При посадке на судно и списании модуль автоматические регистрирует и добавляет запись в Sea Service моряка. Promotion на борту. В модуле Onboard предусмотрена функция "Promote". Она позволяет мгновенно перевести моряка в другую должность, автоматически добавляя запись в Sea Service. Также для учета статистики всех повышений в должности имеется отдельный модуль Promotions, где Вы теперь можете сортировать информацию по месяцам. Для всех табличных данных в программе предусмотрена возможность экспорта в Excel.

Crew OnBoard module

Модуль для работы в режиме оффлайн

Модуль для работы в режиме оффлайн - это отдельная программа с ограниченным функционалом (работает только в формате read only), которая автоматически запускается в случае если у Вас в офисе пропадает интернет. Она работает локально с последней копией базы контактов моряков (которая автоматически загружается при каждом запуске основной программы). Т.е. даже в случае нештатной ситуации с отсутствием интернета - у Вас все равно будет возможность связаться с нужным кандидатом.

Модуль Logbook

Модуль Logbook - это так называемый журнал операций в котором регистрируются все действия пользователей. В отдельной базе эти данные записываются в формате (дата и время, описание действия, оператор). Также предусмотрена сортировка записей по дате и оператору.

Модуль Vacancies

Модуль Vacancies

С помощью модуля Vacancies менеджер, получая новые вакансии, размещает их в программе, благодаря чему все крю-операторы могут отслеживать текущие заявки и более эффективно осуществлять поиск соответствующих кандидатов. В модуле предусмотрена система статусов как для вакансий ("Open", "Candidate introduced", "Fulfilled"), так и для представленных кандидатов ("Introduced", "Rejected", "Approved").

Система автоматического уведомления моряков о сроках истечения документов

В программе предусмотрена возможность автоматически предупреждать моряков Вашей компании о подходящих к концу сроках действия паспортов, рабочих документов, медицинской комиссии и пр. Благодаря этому модулю, как инструменту дополнительного контроля, значительно повышается эффективность работы крюингового департамента, сводя к минимуму возможные ошибки при проверке документов.

Цены и условия использования ПО Fleet Personnel Manager